Planeación – Entrega I

Planificar: Hacer plan o proyecto de una acción.
Planificación: Acción y efecto de planificar.
Planeación: Acepción en México sobre la actividad de planificar.

-Real Academia Española-

 

A nuestros probables lectores: Este es el primer artículo sobre el tema de planeación.

 

Serán una serie de artículos que espero sean bien recibidos y estaremos compartiéndolos de manera periódica. Espero les puedan ayudar y aclare un poco más lo que podemos y debemos esperar de un ejercicio de planeación.

 

No le he querido llamar planeación estratégica porque ese adjetivo a veces dice mucho y a veces nada, nos puede generar una expectativa diferente y, a algunas personas, proporcionarles la percepción que es la solución a todos sus problemas. La planeación, en términos formales puede ser estratégica, táctica u operativa, de corto o largo plazo y con orientaciones diversas, pero no deja de ser planeación. Puede ser para un proyecto en particular, para vincular empresas en un cluster, para generar consensos o para alinear procesos, entre muchas otras oportunidades. Por eso le he titulado únicamente Planeación.

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Cuando hablamos de planeación nos encontramos con diversas opiniones, pensamientos, metodologías y experiencias.

 

Vemos franjas en el horizonte que nos sugieren los diversos caminos que podemos tomar, sin embargo, es pertinente, antes de realizar cualquier ejercicio de planeación, responderse al menos estas preguntas básicas:

 

  • ¿Para qué quiero hacer planeación?
  • ¿Cuál es el objetivo de la planeación que deseo realizar?
  • ¿Qué espero de ese ejercicio?

 

No todos los ejercicios de planeación son iguales, incluso las metodologías que se utilizan son diferentes en función de los objetivos, los participantes y el número de personas, entre otros factores.

 

Es pertinente reconocer que las problemáticas, en cualquier organización, no son provocados por un solo factor. Todas las organizaciones tienen retos diversos que obedecen a una multiplicidad de factores internos y externos.

 

“Los factores críticos de éxito son aquellos elementos que resultan necesarios para que una empresa o proyecto superen sus objetivos asegurando de este modo su continuidad.” Fuente: Negocio y Empresa – Los 9 factores críticos de éxito empresarial.

 

“Los factores críticos de éxito son aquellas variables en las que la dirección puede influir a través de sus decisiones y que pueden afectar de manera significativa a la posición competitiva de una empresa. Y en cualquier sector se deriva de la interacción de dos conjuntos de variables, las relacionadas con las características económicas, tecnológicas y estructurales de un sector y las armas competitivas sobre las que algunas empresas han construido sus estrategias” Fuente: MBA CEUPE (Centro Europeo de Posgrado).

 

Lo factores críticos del éxito generalmente están relacionados con: a) modelo de negocio, b) estrategia de mercado y momento (timing), c) capacidad financiera y d) equipo de trabajo. Y comúnmente atraviesan las áreas de abastecimiento, producción, calidad, mercadeo y ventas, distribución y capital humano.

 

Con estos elementos podríamos hacer una matriz cruzada que nos permitiría prácticamente identificar las oportunidades en cada una de las áreas. No es la intención en este capítulo mostrar un manejo de metodologías o herramientas específicas, sino más bien ejemplificar que si cruzamos las áreas con los factores críticos, seguramente encontraremos los temas que nos aquejan y que deben ser atendidos en la organización.

 

Ahora bien ¿Qué debemos atacar primero y qué después? No es recomendable entrar a un ejercicio de planeación, sea de mejora continua o discontinua, que pretenda abarcar todas las problemáticas en el mismo ejercicio, ya que sería imposible intentar resolver las temáticas en todos los frentes y en un solo intento; esto, de manera irremediable, nos llevaría al colapso del ejercicio y a desacreditar el esfuerzo y la práctica de una metodología que prometía ayudar a la organización.

 

En ese sentido debemos realizar un cuestionamiento serio sobre lo que pretendemos resolver a través de un ejercicio de planeación. Se le llama ejercicio de la planeación debido a que es el trabajo práctico que en el aprendizaje de disciplinas sirve de complemento a la teoría y en este caso, la teoría nos lleva a la práctica y a ejercitar de manera periódica con las herramientas que nos brinda.

 

Como parte de este cuestionamiento debemos tener claridad en lo que deseamos obtener y a continuación se presenta una guía muy general que puede orientar sobre el pensamiento que debe orientar el esfuerzo:

 

  • ¿Es el objetivo buscar nuevos segmentos de mercado o ampliar los existentes?
  • ¿Es el objetivo de la planeación crear una disrupción en el mercado y migrar los ingresos a nuevos productos?
  • ¿Buscamos incrementar los márgenes de contribución?
  • ¿Buscamos realizar una planeación que permita automatizar nuestros procesos o integrar una solución tecnológica para adquirir una ventaja competitiva?
  • ¿Necesitamos una planeación para obtener una certificación porque nuestro mercado nos lo exige?
  • ¿Buscamos crear un horizonte común para que las diferentes áreas participen y contribuyan a los objetivos?
  • ¿Necesitamos articular nuestros equipos de trabajo?
  • ¿Es imperativo generar una estrategia de comunicación interna más fluida, rica en contenidos y periódica?
  • ¿Tenemos muchas sucursales que debemos articular con políticas únicas?
  • ¿Equipos de trabajo o puestos que antagonizan y debemos crear consensos y desactivar luchas estériles?
  • ¿Padecemos de alta rotación de personal o un área que no desarrolla el capital humano?

 

Bueno, podríamos seguir elaborando cuestionamientos sobre las circunstancias que pueden estar afectando a la organización y, por las preguntas formuladas, nos podemos dar cuenta que no podemos ingresar a todos los frentes en un mismo momento, porque la capacidad de generar soluciones, que se deben implementar y a las que se les debe dar seguimiento, es limitada, los recursos son limitados y el abrir muchos frentes de manera simultánea únicamente agregará complejidad a las probables soluciones que debamos poner en práctica.

 

Es de esta complejidad y de la multiplicidad de problemáticas, hoy llamadas oportunidades, que es altamente recomendable cuestionar cuál es el objetivo que se persigue al realizar un ejercicio de planeación.

 

Cuando el objetivo es claro, es mucho más sencillo llevar a la práctica un ejercicio de esta naturaleza, particularmente en la identificación de las estrategias para alcanzar los objetivos, las metas para dichas estrategias, la definición de sus indicadores de medición y finalmente el seguimiento a los resultados que se van obteniendo. Siempre será más sencillo dividir la acción en estrategias que se puedan medir en el corto o cortísimo plazo. Aunque muchas personas pensarán que una estrategia debe ser de largo plazo es pertinente señalar que cada una de ellas debe contar con un plan operativo medible, de corto plazo. Considero que los planes de largo alcance son rutas generales que debemos transitar para alcanzar los objetivos, pero los obstáculos, peligros y accidentes que encontremos en el camino deben ser solventados por planes operativos de corto plazo, ya que los mercados y los consumidores están cambiando su praxis y las organizaciones deben estar aprendiendo, todo el tiempo, de sus clientes y de sus competidores; deben tener la capacidad y flexibilidad de moverse de manera ágil a fin de enrutar rápidamente sus estrategias y forma de operar. En ese sentido, la planeación se convierte en una herramienta viva, con la que la organización vivirá todo el tiempo. Cuando la organización aprende a utilizar estas herramientas para ir descubriendo el camino más apropiado, habremos logrado que este ejercicio no sea un esfuerzo quinquenal o anual, será una herramienta que la organización absorbe y la hace suya. Incorporará metodologías o prácticas propias que la enriquecerán.

 

Es recomendable que las organizaciones realicen este ejercicio de manera acompañada, es decir con un consultor que les ayude. La implementación y la evaluación de resultados también deben ser acompañados en los inicios, pero una vez la organización domine la herramienta… voilá, la organización la utilizará de forma cotidiana y realizará sus evaluaciones y correcciones de manera periódica.

 

En una próxima entrega se abordarán temas relacionados con los modelos o metodologías que se pueden adoptar, en función de los objetivos definidos para el ejercicio de la planeación.

 

Jorge R. Molina
Consultor Xperttia.

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